Dokumentenarchivierung für Ihre Bauprojekte – Alles digital mit Pro-Bau/S^® AddOne

Dokumente, die Sie per Post erhalten, scannen Sie einfach ein und speichern diese im Windows-Explorer. Auch mehrseitige Dokumente sind kein Problem.

Ihre Dokumente werden im Dokumentenarchiv übersichtlich in verschiedenen Elementen und Kategorien geordnet. Sie können einfach per Mausklick das Element oder die Kategorie für das Dokument auswählen. Ihren Vorlagen können Sie bereits feste Kategorien zuordnen.

Hier bietet das Dokumentenarchiv eine besonders einfache Handhabung. Vorhandene elektronische Dokumente lassen sich einfach aus dem Windows-Explorer per Drag & Drop in das Archiv einfügen. Sie können auch gleich mehrere Dokumente archivieren indem Sie mehrere Dokumente oder ganze Ordner markieren. Mit Pro-Bau/S^® erstellte Dokumente (wie etwa Rechnungen) werden automatisch archiviert.

Dokumente können ebenfalls aus anderen Modulen via Drag & Drop ins "Floating-Archiv" verschoben werden. Diese Funktion finden Sie überall, wo Ihnen das Ikon "Dokumente" in der "Ribbon-Leiste" angezeigt wird. Über das Dropdown können Sie Dateien oder Ordner aus dem Explorer auswählen. Die Metainformationen werden je nach ausgewähltem Angebot, - AVA-Projekt, - Auftrag oder fokussiertem Datensatz vorbelegt.

Über das installierte Outlook PlugIn können Sie im Pro-Bau/S^® AddOne - Dokumentenarchiv empfangene und gesendete E-Mails archivieren. Verwalten Sie wichtige E-Mail-Informationen durch eine einfache Zuordnung der Metainformationen.

Metainformationen wie Kostenstelle, Adressen und Ansprechpartner können vorbelegt werden. Zudem können Sie verknüpfte Metadaten (Adresse, Angebot, Ansprechpartner, Fakturaprojekt, Gewerk, Kategorie, Kostenstelle, Personal, Projektklammer, Datum, Notizen) der selektierten Metainformation hinzufügen, z.B. Angebot und Adresse bei einem Fakturaprojekt. Je Metainformation kann nur eine Auswahl genutzt werden (z.B. nur eine Kostenstelle). Die Aufteilung der sichtbaren Metainformationen kann via Drag & Drop individuell angepasst werden.

Auf Ihre Dokumente können Sie jederzeit schnell zugreifen. Sie können das Dokument ansehen, drucken oder auch kopieren und als „neues“ Dokument bearbeiten und archivieren. 

Das Dokumentenarchiv ist multi-userfähig. Sie können von mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig auf Ihre Dokumente zugreifen: archivieren, ordnen, bearbeiten, suchen. Und das natürlich über Benutzerberechtigungen gesteuert.

Damit Sie auch bei umfangreichen Dokumentensammlungen nicht den Überblick verlieren, können Sie mit den integrierten Suchfunktionen gezielt nach Dokumenten suchen lassen. Dynamische Filter, Gruppier- und Sortierfunktionen sorgen für eine stets übersichtliche elektronische Bauakte.

Ihre Dokumente werden im Dokumentenarchiv in einer separaten Microsoft SQL-Datenbank gespeichert und können direkt über die integrierte Datensicherungsfunktion separat gesichert werden.