Dokumentenarchiv (Elektronische Bauakte)

Organisieren Sie mit Pro-Bau/S® AddOne – Dokumentenarchiv Ihre Ablage elektronisch. Verwalten Sie alle Unternehmens-Dokumente digital und erstellen Sie direkt aus dem Programm Ihre Korrespondenz. Ordnen Sie eingescannte Dokumente per Drag & Drop nach Ihren individuellen Kategorien und finden es durch intelligente Suchfunktionen schnell und einfach wieder.

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Egal Wer, egal Wann und egal Was - Sie haben immer alle Dokumente zu einem Projekt oder zu einer Adresse im Blick. Das aufwendige Suchen und die Rückfragen an Kollegen sind nicht mehr erforderlich. Sparen Sie Zeit.

Ein Höchstmaß an Sicherheit, gekoppelt mit größtmöglicher Flexibilität und Funktionalität, hilft Ihnen, Ihre Dokumente einfach zu ordnen und schnell zu finden. Gut strukturierte und leicht zu erlernende Bedienungselemente ermöglichen den schnellen Einsatz und den sicheren Umgang mit dem Pro-Bau/S® AddOne – Dokumentenarchiv.

Dokumente, die Sie per Post erhalten, scannen Sie einfach ein und speichern diese im Windows-Explorer. Auch mehrseitige Dokumente sind kein Problem.

Ihre Dokumente werden im Dokumentenarchiv übersichtlich in verschiedenen Elementen und Kategorien geordnet. Sie können einfach per Mausklick das Element oder die Kategorie für das Dokument auswählen. Ihren Vorlagen können Sie bereits feste Kategorien zuordnen.

Hier bietet das Dokumentenarchiv eine besonders einfache Handhabung. Vorhandene elektronische Dokumente lassen sich einfach aus dem Windows-Explorer per Drag & Drop in das Archiv einfügen. Sie können auch gleich mehrere Dokumente archivieren indem Sie mehrere Dokumente oder ganze Ordner markieren. Mit Pro-Bau/S® erstellte Dokumente (wie etwa Rechnungen) werden automatisch archiviert.

Dokumente können ebenfalls aus anderen Modulen via Drag & Drop ins "Floating-Archiv" verschoben werden. Diese Funktion finden Sie überall, wo Ihnen das Ikon "Dokumente" in der "Ribbon-Leiste" angezeigt wird. Über das Dropdown können Sie Dateien oder Ordner aus dem Explorer auswählen. Die Metainformationen werden je nach ausgewähltem Angebot, - AVA-Projekt, - Auftrag oder fokussiertem Datensatz vorbelegt.

Über das installierte Outlook PlugIn können Sie im Pro-Bau/S® AddOne - Dokumentenarchiv empfangene und gesendete E-Mails archivieren. Verwalten Sie wichtige E-Mail-Informationen durch eine einfache Zuordnung der Metainformationen.

Metainformationen wie Kostenstelle, Adressen und Ansprechpartner können vorbelegt werden. Zudem können Sie verknüpfte Metadaten (Adresse, Angebot, Ansprechpartner, Fakturaprojekt, Gewerk, Kategorie, Kostenstelle, Personal, Projektklammer, Datum, Notizen) der selektierten Metainformation hinzufügen, z.B. Angebot und Adresse bei einem Fakturaprojekt. Je Metainformation kann nur eine Auswahl genutzt werden (z.B. nur eine Kostenstelle). Die Aufteilung der sichtbaren Metainformationen kann via Drag & Drop individuell angepasst werden.

Auf Ihre Dokumente können Sie jederzeit schnell zugreifen. Sie können das Dokument ansehen, drucken oder auch kopieren und als „neues“ Dokument bearbeiten und archivieren. 

Das Dokumentenarchiv ist multi-userfähig. Sie können von mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig auf Ihre Dokumente zugreifen: archivieren, ordnen, bearbeiten, suchen. Und das natürlich über Benutzerberechtigungen gesteuert.

Damit Sie auch bei umfangreichen Dokumentensammlungen nicht den Überblick verlieren, können Sie mit den integrierten Suchfunktionen gezielt nach Dokumenten suchen lassen. Dynamische Filter, Gruppier- und Sortierfunktionen sorgen für eine stets übersichtliche elektronische Bauakte.

Ihre Dokumente werden im Dokumentenarchiv in einer separaten Microsoft SQL-Datenbank gespeichert und können direkt über die integrierte Datensicherungsfunktion separat gesichert werden.

  • Zentrale Dokumentenverwaltung als „elektronische Bauakte
  • Archivierungsmöglichkeit für alle elektronischen Daten, wie z. B.:
    • Office-Dokumente (doc; docx, xls, xlsx; ppt; pptx)
    • PDF und Grafiken (z. B.: JPEG; GIF; TIF, BMP)
    • Outlook-E-Mails (msg)
  • Automatische Archivierung von Pro-Bau/S®-Daten (wie z. B.: Rechnungen; Angebote)
  • Ablage und Verwaltung aller elektronischen Daten nach folgenden Elementen:
    • Adresse; Angebot; Kostenstelle; Auftrag
  • Übernahme von Dateien oder Ordnern aus dem Windows-Explorer zum Dokumentenarchiv
    • Drag & Drop – Funktionalität (z. B.: bei der Übernahme von Dateien oder Ordnern)
  • Lokales „auslagern“ einer Bauakte für die mobile Nutzung
    • z. B.: für Auftraggebergespräch vor Ort
  • Kategorisierung nach frei definierbaren Kategoriegruppen und Kategorien
  • Zeitersparnis |  Einfache Suche – schnelles Finden.
  • Hohe Informationsqualität durch sofort verfügbare, transparente Information
  • Corporate Design | Einheitliche Außendarstellung durch zentrale Unternehmensvorlagen
  • Vollständige „elektronische Bauakte“
Mit diesem Software-Baustein können Sie sicher, einfach und besser arbeiten.
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